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备用金管理制度(14篇)
随着社会一步步向前发展,需要使用制度的场合越来越多,制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展,对社会公共秩序的维护,有着十分重要的作用。那么什么样的制度才是有效的呢?下面是小编为大家整理的备用金管理制度,欢迎大家分享。
备用金管理制度 篇1目的:备用金的设立是为了一些部门或个人因为业务的特殊性而出现的,为了保证备用金的完整性和安全性,特拟定以下制度。采购员、收银员、出纳员、司机等要熟悉并遵守此制度。
1、备用金的申请
(1)要求设立备用金的部门或个人需先填好借支单,说明原因。
(2)财务部对此进行调查和审核,如果确因业务需要,财务部请示总经理审批。
(3)经过审批同意后,申请人可到财务部出纳处领取备用金。
(4)申请人领取备用金,我部即可确认其为备用金保管人(简称保管人),保管人负责备用金的完整和安全。
2、备用金的保管使用
(1)设立备用金的'部门或个人务必对备用金专款专用,不得出现占用、挪用备用金的状况。
(2)财务部可对设有备用金的部门或个人定期或不定期地进行盘点,盘点时财务人员和保管人一齐清点备用金,并填制备用金盘点表,双方签字确认。
(3)在对备用金的盘点当中,如果发现备用金有被占用、挪用、短缺等状况,务必由保管人立即补上,有长款状况则要求保管人解释原因。
(4)任何人不得对保管人提出借用备用金的要求,否则,财务部有权对此行为进行处罚。
(5)如果备用金一向都发生短缺、占用、挪用等现象,我部有权对保管人进行经济及行政处罚(经济处罚是短缺、占用、挪用款的2-5倍。行政处罚是口头、严重警告、最后警告等处罚)。
(6)保管人在使用备用金时,可用贴合财务制度的单据到财务部报销,经过报销后到出纳处领取相应的报销金额。
3、备用金的归还
(1)保管人因业务关系不需要可随时将备用金归还财务部,财务部开出收据给保管人以证明其已将备用金归还。
(2)财务部在盘点备用金过程中,如发现保管人不需要备用金或备用金使用量不大,有权要求保管人在限期内归还部分或全部备用金。
备用金管理制度 篇2为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。
一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金
备用金是指公司员工以现金、银行存款方式借用的用作零星开支、业务采购、公务出差等业务的款项。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特点;临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金,具有一次性、时间较短的特点;出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金,具有金额较大、流转快的特点,一般不超过规定限额。
三、备用金管理的原则:
1、坚持预算管理原则。备用金的申报和借支必须在预算的范围内,没有列作预算的备用金不得借支;
2、专款专用原则。借款人不能编造借款理由,套取使用备用金,已提取的备用金不得挪作他用;
3、时效性管理原则。定额备用金的时效为一年,临时备用金时效为一个月;
4、权责对等,责任连带原则。部门负责人为其借用备用金员工的第一管理人,借款人为部门负责人的,主管领导为其第一管理人。第一管理人应根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准,并督促其及时办理冲账、还款手续。第一管理人在备用金不能按期收回时负连带责任。
四、备用金范围
1、采购员零星采购备用金;
2、个人因公出差零星开支备用;
3、经常性的零星开支备用金;
4、项目兼任财务人员备用金;
5、其他备用金。
五、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
六、备用金借款和报销手续程序
1、 工作人员需借用备用金时,应先根据实际需求填写《备用金专项报告》,到财务部索取《借款单》,财务人员根据实际需要向借款人发放《借款单》,一式三联,借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项,经分管领导批准后,方可到财务部办理借款手续。财务人员审核签字后的《备用金专项报告》、《借款单》各项内容是否正确、完整,审核无误后办理付款手续。
2、 借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取《报销单》,填写好《报销单》的各项规定内容,并经主管领导审批签字后,再将《报销单》返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,方可办理报销手续。
3、 借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
4、 因业务原因长期借用备用金的.人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。
七、备用金额度
1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序经审核批准后,到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购,必须按照工程部制度规定,走合同审批程序采购。
2、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。
3、各工程项目备用金,视各项目情况不同,备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况,需由项目经理提前向总经理说明情况,予以审批。
4、其他借款,根据实际情况核定金额。
八、备用金使用审批权限
备用金使用由分管领导、部门负责人共同签字批准,部门负责人为备用金借款的第一责任人。
九、 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。
十、借用备用金的人员应在两周内冲账,对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工 ……此处隐藏10681个字……p>十、本制度由公司财务部负责解释和修订。
十一、本制度自下发之日起实施。
备用金管理制度 篇13为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。
一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金范围
1、采购零星客户礼品备用金;
2、个人因公出差零星开支备用;
3、项目突发事件备用金;
4、其他备用金。
三、实行备用金制度有利于项目部工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
四、备用金借款和报销手续程序
1、工作人员需临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式两联,借款人按规定的格式内容填写借款单,并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。
2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”,填写好“报销单”的各项规定内容,并经主管领导审批后,再将“报销单”返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,办理报销手续。
3、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
4、因业务原因长期借用备用金的'人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款(备用金管理人员可由财务人员管理)。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。
五、备用金额度
1、采购客户零星礼品用款,单次不得超过20xx元,超过20xx元的礼品采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序经审核批准后,到公司财务部办理货款支付、结算手续。以上礼品采购必须由部门副总及公司副总审批签字。
2、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。
部门副总级别:200元/天
部门经理或以上级别:150元/天
普通员工级别:100元/天(此金额包含餐费超出补助金额自行付费)
3、各工程项目备用金,视各项目情况不同,备用金额度暂定为5000元。特殊情况,需由项目经理提前向公司总经理说明情况,予以审批。
4、其他借款,根据实际情况核定金额。
六、备用金使用审批权限
备用金使用由部门负责人签字批准,部门负责人为备用金借款的第一责任人。
七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。
八、借用备用金的人员应在两周内冲账,对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣,不再另行通知。
九、所有备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。
对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。
十、本制度由公司行政人事部负责解释和修订。
十一、本制度自下发之日起实施。
备用金管理制度 篇14为了防止资金流失,加强资金管理,提高工作效率,现就公司备用金管理规定如下:
一、备用金分类
备用金是为保证日常临零支付而单独储备的现金。根据公司开展业务的需要,备用金分定额备用金、临时备用金两种。
1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特点。定额备用金一般在年初借入,年末结账前结清。
2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金,具有一次性、时间较短的特点。临时备用金一般需于当月及时归还或报账冲销。
二、备用金借支、归还手续
1、定额备用金和临时备用金的借支、归还手续
(1)借支:借款人填写《借款单》—部门负责人签字—财务经理审核—财务总监审核—董事长审批—出纳审核付款—会计记帐。
(2)会计核算设置科目:“其他应收款—定额备用金—部门/姓名”;“其他应收款—临时备用金—部门/姓名”。
(3)定额备用金配备表
定额备用金配备表
(4)归还:
定额备用金实行年初借入,年末结账前结清的管理办法,实际支用后凭有效单据向财会部门报销,财会部门根据报销数用现金补足备用金定额,报销数时不再通过“其他应收款”账户核算。
临时备用金需按时归还或及时报账冲销。出纳于每月25号前清理临时性个人备用金借款,并催促当事人及时归还借款或办理报账手续,财务经理负责协助催收。
三、备用金管理
1、定额备用金的管理:
(1)根据工作需要、管理需要原则进行办理,额度根据支出业务变化,对使用对象和用途范围一年审定一次;
(2)定额备用金实行专人借支专人负责的.办法,不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。
(3)因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的,必须办理变更手续,变更方法采用借还两条线,即原责任人办理还款,新责任人办理借款。
2、临时备用金的管理:
(1)临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。
(2)具体借支人为借支款项的责任人,转借或其他情况而没有办理相关财务手续的,财务不予承认。
(3)临时备用金只能用于所申请的业务,不得挪作他用。
(4)临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵冲。
(5)部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人,必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续。
3、其他相关规定
(1)借支不分金额大小,均须报董事长审批。
(2)财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。
(3)所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,
年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。
(4)各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续,人事部门及其他相关单位、部门有义务及时通知财务部清帐,借款人员发生人事变动或离职,人事部门及其他相关单位、部门未通知财务部确认清账,造成借款无法收回的,造成的损失由相关责任单位或部门负责。